5 sekretów Project Managerów, dzięki którym opanujesz życiowy chaos!

Zasady pracy kierowników projektów, można z powodzeniem wykorzystać w opanowaniu codziennego chaosu. Sam nie wiem jak i kiedy praktyki z pracy projektowej zaczęły porządkować moją codzienność. Po prostu weź się w garść – mówiłem sobie, gdy w nadmiarze pracy nie wiedziałem, za co się zabrać. Muszę więcej pracować – konstatowałem widząc, ile jeszcze spraw mam do załatwienia. Zarwę kilka nocy i wyjdę na prostą – deklarowałem pełen nadziej. Niestety „prosta” zazwyczaj była bardzo krótka, a tuż za nią kolejny odcinek specjalny. W tym czasie nie wyrabiania się z pracą na zakrętach, po raz pierwszy usłyszałem o zarządzaniu projektami.

Na początku myślałem, że zarządzanie projektami (ang. project managment) to wiedza dla wysokiej klasy inżynierów. Jasne, że szczegółowe harmonogramy prac i precyzyjna ich koordynacja potrzebna jest np. przy budowie promu kosmicznego. Jednak bardzo szybko zobaczyłem, że zasady pracy kierowników projektów, można z powodzeniem wykorzystać w opanowaniu codziennego chaosu. Sam nie wiem jak i kiedy praktyki z pracy projektowej zaczęły porządkować moją codzienność.

Wszystko jest projektem

Z jednej strony męczy mnie nazywanie każdego działania projektem. Z drugiej strony, jeśli o każdym nieco bardziej złożonym przedsięwzięciu zaczniesz myśleć jak o projekcie, możesz poważnie zwiększyć szanse jego powodzenia.

Projektem można określi przedsięwzięcie składające się z więcej niż jednego działania, które ma początek i koniec, a jednocześnie daje unikalny rezultat. Kupno rodzinnego samochodu będzie projektem, ale umycie wanny już nie.

Określ swoje życiowe role

Zrób listę projektów, które prowadzisz. Wszystkich! Bo w każdej swojej życiowej roli prowadzisz jakiś projekt. Jesteś pracownikiem i masz: przygotować raport, ofertę dla klienta oraz prezentację na spotkanie. Zapisz na kartce rolę „pracownik” i dopisz poniżej 3 projekty.

Jesteś też rodzicem, a przed tobą: przygotowanie wyprawki szkolnej i organizacja urodzin dziecka. Napisz na kartce i tę rolę wraz z projektami, które się z nią łączą. Teraz przy każdym z projektów napisz, po czym poznasz, że projekt jest ukończony. Może to być np. zestawienie tematów, które ma zawierać twoja firmowa prezentacja oraz krótki opis jak ma wyglądać.

Nie wykonuj – dostarczaj

Skoro już wiesz jak ma wyglądać efekt twojej pracy, to podziel go na mniejsze elementy. Kupić samochód jest trudno, ale określić: jego wielkość, rodzaj paliwa i twój budżet – to już trzy mniejsze i możliwe do uzyskania efekty pracy.

Odznacz je na swojej liście, ale dopiero, gdy zostaną dostarczone. Nie myśl o tym, co masz wykonywać. Przecież nie chcesz osiągnąć działania, ale jego efekt. Wpisuj sobie „produkty”, które dostarczysz. Produktem może być wykaz danych samochodu, zestaw ofert sprzedaży albo nawet przegląd w warsztacie interesującego Cię auta.

Nie zastanawiaj się

Jeśli masz już spisane role, a do nich przypisane projekty, to możesz zacząć się zastanawiać, czym by się teraz zająć. Nie rób tego! Do każdego „produktu” przypisz datę, do kiedy ma być dostarczony i ile czasu to zajmie. Mając te dwie informacje już wiesz, kiedy zacząć pracę – nie musisz się zastanawiać. Po prostu wiesz co robić!

W projektach, w których nie ma ścisłych terminów, zawsze określ czym będziesz zajmować się w następnej kolejności i do kiedy to zrobisz. Sprawdzasz listę i możesz działać!

Trzymaj rękę na pulsie

Masz już ułożoną pracę. Wiesz, co robić i po czym poznać jak daleko jesteś od wyznaczonego celu. Każdy tydzień zaczynaj od gruntownego przeglądania projektów i poszczególnych zadań. Może się okazać, że coś trzeba będzie zacząć wcześniej, a czegoś innego robić wcale nie trzeba.

Teraz możesz dokładniej określić, czym zajmiesz się w tym tygodniu. Obok spotkań wpisz do kalendarza czas pracy nad danym zadaniem. Każdego dnia przejrzyj listę bardziej pobieżnie. Jeśli w trakcie pracy przyjdą Ci do głowy jakieś nowe rzeczy do zrobienia zapisz je na podręcznej kartce. Nie rozpraszaj się! Do konkretnego projektu przypiszesz je w przerwie, albo pod koniec dnia.

Co dalej?

Uporządkowana praca nie oznacza, że już nic nie stanie Ci na przeszkodzie. Może właśnie dzięki temu ładowi rozpraszacze staną się bardziej wyraźne i bardziej dokuczliwe. Przez pierwszy okres możesz mieć duży problem z szacowaniem czasu pracy. Możesz też mieć zwyczajnie zbyt dużo pracy… A jednak jakość Twojego działania znacznie się poprawi.

Ja nadal muszę radzić sobie z odcinkami specjalnymi. Nadal mam zakręty, na których ledwo się wyrabiam. Ale dzięki myśleniu projektowemu łatwiej umiem przewidzieć, kiedy te turbulencje się pojawią. Równocześnie doprowadziłem do tego, że na mojej trasie przybywa długich prostych. Tobie też może się to udać!